相手に納得してもらったり意見をもらったりするために、何かについての説明をしなければならないことがありますよね。そんな時、説明が上手い人と下手な人に結構はっきりと別れます。
この人はちょっと説明がわかりにくいなあと感じる時は、多くの場合話をする順番が適切ではなくて、聞き手が理解しやすい流れで説明できていないことが多いと感じます。
例えばこんな感じです。
「ちょっと意見を聞かせて欲しいのですが、今いいですか？この先っぽの部分なんですけど、どんな色にするのがいいと思いますか？」
「先っぽというのはこの線で囲われた部分ですか？これって何の先っぽですか？」
「これは、左手の小指の部分です。ここって、何色がいいと思いますか？」
「ああ、指だったんですね。なるほど。であれば、淡いピンクとかがいいのではありませんか？」
「ピンクですか。うーん。」
「ピンクはだめですか？」
「だめではないんですけど胴体の部分はオレンジにしようかと思っているので、合うかなあと思って。」
「え、胴体は魚だったのですか⁈ その前提が分かっていませんでした。まあそれでもピンクでも大丈夫なのではないでしょうか。」
「なるほど、そうかもしれませんね。ありがとうございます。あ、でも・・・」
「何かまだ不安がありますか？」
「はい、このしっぽのドローン部分がシルバーになる予定なので、そこと合うかが今度は気になりはじめまして・・・」
「え、しっぽがドローンになっているんですか！！！それも知りませんでした。まあ、しっぽがドローンでそこがシルバーだったとしても、ツメの部分はピンクでも大丈夫なのではないでしょうか。」
「そうですね、そうかもしれません。ありがとうございます。あっ・・・」
「まだ何か心配ですか？」
「これはセレブ向けの美容器具なのです。だから、爪はピンクよりももう少し落ち着いた色の方がぴったりなのではないかと思いまして。」
「セレブ向けの・・・・・・えっ？」
悲劇ですね。
この説明者は「セレブ向けの美容器具を作ろうとしている」という極めて重要な背景情報が共有される前に、ものすごく細かい質問を投げかけてしまいました。前提が共有されていないので、回答する側は「この先っぽというのは何の先っぽなのですか？」と聞き返さなくてはならなくなってしまいました。また、全体像が分かっていなかったので、回答した「ピンク」が適切なのかどうかは最後まで分からない状態でした。
では、先ほどの会話が全体像の説明から始まっていたらどのような流れになったでしょうか？
「ちょっと意見を聞かせて欲しいのですが今いいですか？セレブ向けの美容器具を開発していまして、そのデザインについてお聞きしたいのです。こちらです。」
「なるほど。」
「美顔マッサージを行える人間の手を模したパーツを持った魚のフィギュアのしっぽがドローンになっていて、この器具全体が顔の高さまで浮き上がります。そして浮かんだまま顔をマッサージできるという製品なのですけれども、このツメの部分を何色にすれば良いか悩んでいるのです。何色がいいと思いますか？」
「マッサージを行うなら健康的な色がいいと思うので、淡いピンクにするのがいいと思います。」
「健康的な色。確かにそうですね。」
「でもそもそも、美容器具が魚のフィギュアである必要はないですし、またドローンで飛ばす必要もないように感じます。もう少し立ち戻って考えて頂くのがよいと思います。」
いかがでしょうか。今度は全体像から説明したことで、相手の理解が深まった状態で意見を確認することができました。器具の狙いも伝えたので、「健康的な色がいいからピンクがいい」という理由を含めた回答が得られました。
しかも、全体像から話し始めたので「そもそも基本的な部分にも問題があるのではないか」というフィードバックも引き出すことができました。
説明を行って意見を引き出す場合には、相手がどこまでその背景を知っているかを分かっていなければなりません。その上で、相手に知っておいてもらうべき情報を背景や全体像など、少し引いた目で見たときの情報からまず伝えて、そこから徐々にポイントに近づいていくことが大切です。
こうすることによって、より的確な情報を開いてから引き出せますし、しかもコミュニケーションに不必要な時間をかけたり、無駄なストレスを双方に感じなくてもよくなります。
特に注意が必要なのは、お互いにある程度の背景を知っていると思っている相手に説明するときです。以前情報共有をしたので相手も知っているはずと思い込んで、背景などを話さずに説明を始めると、実は相手は全体像をよく覚えていなかったというのはよくある話です。日常生活でも、ビジネスでも、気をつけたいところですね。